Справочники содержат ключевые данные, которые используются во всех разделах и диалоговых окнах программы. В справочниках хранятся перечни производителей, типов оборудования, форматов и цветов печати, моделей оборудования и расходных материалов и т.п. Справочники позволяют быстро выполнять требуемые действия в программе, не тратя время на ввод одной и той же информации.
Рассмотрим применение справочников на примере МФУ Xerox WorkCentre 651DN. При оформлении прихода данного оборудования достаточно выбрать нужную модель из списка, который формируется в соответствии со справочником «Модели оборудования».
В справочнике представлено описание модели, в котором указан производитель, тип печати, формат, совместимые расходные материалы. Все эти данные не нужно вводить вручную, поскольку они также берутся из соответствующих справочников.
На текущий момент в программу включено 13 справочников, которые представлены в одноименном разделе.
Назначение, интерфейс и особенности каждого справочника подробно описаны в отдельных статьях, доступных по ссылкам ниже:
- Производители
- Форматы печати
- Типы печати
- Цвета печати
- Счетчики печати
- Типы оборудования
- Типы расходных материалов
- Слоты
- Форматы этикеток
- Датчики SNMP
- Профили SNMP
- Модели оборудования
- Модели расходных материалов
Каждый справочник содержит данные двух типов: стандартные и пользовательские. Вместе с программой поставляется стандартная БД, в которой справочники уже заполнены типовыми данными, добавлены некоторые модели оборудования и расходных материалов. Это, так называемые, «стандартные» записи. При необходимости в любой справочник могут быть внесены данные по конкретному предприятию, например, используемое оборудование. Такие записи являются «пользовательскими» и подсвечены сиреневым фоном, как строки «BURO» и «LAS Mobili» в справочнике «Производители» на изображении ниже.
Добавление новых записей происходит с помощью кнопок на панели инструментов открытого в дереве разделов справочника и аналогичных им команд контекстного меню — «Добавить…» и «Добавить похожее…», а также соответствующих им горячих клавиш — «Ins» и «Ctrl+Ins».
Добавить новую запись также можно из контекстного меню справочника, кликнув по нему правой кнопкой мыши в дереве разделов.
Необязательно заполнять все справочники сразу. Добавлять требуемые данные можно в процессе работы непосредственно из диалоговых окон, предоставляющих возможность выбора значений из справочников. Для этого служит кнопка 
, расположенная рядом с полем выбора из списка. Например, на скриншоте ниже показан диалог свойств модели оборудования, где в полях «Производитель», «Тип оборудования», «Тип печати», «Формат» можно выбрать значения из одноименных справочников. Если нажать кнопку рядом с одним из этих полей, например, «Тип оборудования», откроется диалог добавления нового типа оборудования. После заполнения необходимых полей и нажатия кнопки «ОК» в данном диалоге, нужный тип оборудования будет доступен для выбора в списке и одновременно добавлен в справочник.
Прежде всего, должны быть заполнены основополагающие справочники — «Модели оборудования» и «Модели расходных материалов». В них следует внести информацию обо всех используемых на предприятии устройствах и совместимых с ними материалах. Подробнее об этом см. здесь.
Вышеуказанные справочники периодически обновляются: разработчики программы добавляют новые модели и актуализируют описание существующих, в том числе информацию о совместимости оборудования и расходных материалов. Желательно следить за этими обновлениями и, если они затрагивают имеющееся на вашем предприятии оборудование, импортировать их в программу. Подробнее об этом см. здесь.